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Der Standarddefinition nach handelt es sich bei einem Projekt um "eine einmalige Aufgabenstellung mit einem definierten Auftrag, einem festgelegten Ergebnis und einem Start- sowie einem Enddatum".
Dieser Definition folgend, sind "Projekte" ein fester Bestandteil des Arbeitsalltages und überall anzutreffen, unabhängig von Branche und Tätigkeitsfeld. Trotzdem ist das "P-Wort" in vielen Unternehmen so gut wie nie zu hören – und wenn doch, dann oft in Verbindung mit Begriffen wie "umständlich", "langwierig" oder "aufwändig".
Grund für diese Sicht ist oft der Eindruck, Projekte zu managen bedeutet, komplexe Managementkurse zu besuchen und teure, schwer zu bedienende Programme – sogenannte "Tools" zu benutzen. Schnell kommt das Bild eines Projektleiters auf, der endlose Pläne verwaltet, ständig Meetings einberuft und lustige, aber unverständliche PowerPoint-Folien präsentiert, die schon veraltet sind, wenn sie gezeigt werden. Für große und langwierige Projekte sind diese Methoden gut geeignet – und sie wurden auch dafür entwickelt. Da es in diesem Kontext jedoch um das Management kleiner Projekte gehen soll, gelten zwei wichtige Grundsätze:
Beide Grundsätzen bilden einen Konzeptansatz, der mit einem einzigen Programm auskommt, nahezu selbsterklärend ist und keine intensive Schulung oder aufwändiges Management erfordert.
Häufig genutzte Programme um Projekte zu steuern sind Tabellenkalkulationen wie Microsoft Excel (oder auch Office Libre, Open Office, Google Sheets oder Apple Numbers). Mehr ist nicht nötigt. Die Bedienung ist entweder schon bekannt oder relativ einfach zu erklären. Den tabellarischen Plan können Projektleiter ausdrucken, aufhängen oder an alle Beteiligten verschicken. Für einen solchen Projektplan gibt es zudem im Internet eine Fülle von Vorlagen.
Nach der Klärung des Tools folgt nun die Beschreibung der eigentlichen Methode, die von zwei Hauptpunkten ausgeht:
Jedes Projekt ist in Struktur und Ablauf mit einem Kochrezept vergleichbar. Alles beginnt mit der Vorbereitung. Es ist erheblich einfacher und macht auch deutlich mehr Spaß, wenn alle benötigten Werkzeuge und Zutaten vorhanden sind und dort liegen, wo ohne Probleme auf Sie zugegriffen werden kann. Was genau benötigt wird, leitet sich dabei vom Rezept – also der Definition des Ziels ab. Ob alles im Haus ist oder noch im Supermarkt liegt, sollte geklärt sein, bevor das Kochen beginnt.
Bei der eigentlichen Zubereitung setzt sich diese Idee fort, alle Aufgaben und Schritte in eine Reihenfolge zu bringen und somit einen Weg der Abarbeitung zu finden, der mit wenig Aufwand zu einem Ergebnis führt. Bei der Zubereitung eines Schnitzels ist es noch völlig klar, in welcher Reihenfolge die Schritte „panieren, braten klopfen“ zu einem guten Ergebnis führen. Aber schon bei zwei Köchen sollte koordiniert werden, wer wann welche Aufgaben übernimmt und Teile des Rezeptes umsetzt.
Wenn die Durchführung beendet ist und das Ergebnis vorliegt, ist das Projekt häufig noch nicht abgeschlossen. Oft warten noch Dokumentationen, Formulare oder Bewertungen darauf, fertiggestellt und versandt zu werden. Vielleicht müssen bezüglich der durch das Projekt erfolgten Veränderungen auch betroffene Mitarbeitende noch informiert oder Fragen geklärt werden. All das ist Bestandteil der Nachbereitung und muss vor dem Ende des Vorhabens erledigt sein.Oft vernachlässigt, aber essenziell:
Ein wichtiger Faktor für die erfolgreiche Durchführung eines Projektes ist eine Person, die sowohl die Übersicht als auch die Verantwortung für den Ablauf übernimmt. Das bedeutet nicht, dass auch die Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit hier angesiedelt sein muss. Oft gibt es niemanden, der alle Aspekte der Durchführung in der notwendigen Tiefe kennt und allein in der Lage ist, alle Schritte zu definieren bzw. zu leisten. Aus diesem Grund sind Projekte mit Teams ausgestattet, deren Mitglieder die Expertise in einzelnen Bereichen mitbringen und zusammen eine Aufgabe erfolgreich abschließen.
Aufgabe der Projektleitung ist dafür zu sorgen, dass notwendige Reihenfolgen eingehalten und Teilaufgaben vollständig und plangemäß beendet werden. Bei Verzögerungen wird an alle Beteiligten kommuniziert, so dass keine falschen Reihenfolgen entstehen – ein Schnitzel zu panieren, um es danach zu klopfen ist selbst bei oberflächlicher Betrachtung keine gute Idee.In fünf Schritten zum erfolgreichen Projekt. Nachdem nun die Vorbereitung des Projektes, dessen Durchführung mit Projektleitung und die Nachbereitung festgelegt wurden, geht es an die Umsetzung in der Praxis:
Dieser Schritt wird oft nicht ausreichend beachtet oder ernst genommen – was im Projektverlauf zu Problemen führen kann. Die Definition des Zieles sollte unbedingt schriftlich und in einfacher, klarer Sprache erfolgen. Fachbegriffe zu nutzen ist nur dann sinnvoll, wenn alle beteiligten Personen diese gleich definieren und verstehen. Ist das nicht der Fall, sollten die Begriffe in der Zielbeschreibung eindeutig definiert werden.
Ein Projekt ist eine Gruppenleistung. Erst wenn alle Personen Hand in Hand arbeiten, entsteht ein Team, welches das Projekt erfolgreich realisieren kann. Um so hinderlicher ist es, wenn einzelne Teammitglieder ausfallen – weil Sie Urlaub haben, andere Aufgaben höher priorisiert werden oder andere Hinderungsgründe eintreten. Daher sollte bei der Zusammenstellung des Teams darauf geachtet werden, ob die Arbeit innerhalb des Projektes überhaupt leistbar ist. Es wird immer wieder Unvorhergesehenes passieren – aber die absehbaren Hürden gilt es zu vermeiden.
Idealerweise plant das ganze Team das Projekt in einem gemeinsamen Termin. Hier sollte gleich von Anfang an die oben beschriebene Struktur Anwendung finden: Planen Sie zunächst alles, was zur Vorbereitung bestellt, gekauft, getan oder hergestellt werden muss. Wenn das erledigt ist, betrachten Sie die eigentliche Projektumsetzung. Sammeln Sie zunächst alle Tätigkeiten und bringen Sie diese dann in eine logische Reihenfolge. Notwendige Tätigkeiten in der Nachbereitung geben, sind im vorletzten Planungsschritt zu definiert und in eine Reihenfolge zu bringen.
Abschließender Planungsschritt ist dann die sogenannte Konsistenzprüfung. Hier wird darauf geachtet, ob alles, was in der Durchführung benötigt wird, auch in der Vorbereitung bereitgestellt wurde. Sollten sich hier Lücken zeigen, werden diese geschlossen.
Wenn alle Beteiligten den Plan zusammen erstellt haben, wird dieser zusammen einmal durchgespielt. In diesem sogenannten "dry run" liest die für die Projektplanung verantwortliche Person den Plan langsam vor und die jeweiligen Aufgabenverantwortlichen prüfen, ob die Aufgabe klar ist und ob alle für die Abarbeitung notwendigen Punkte bereits abgearbeitet wurden. Dieser Trockenlauf ist der letzte Test dafür, ob eine Planung in sich funktionieren kann.
Hier ist es wichtig, dass die Projektleitung wie im Schritt zuvor dafür sorgt, dass allen Beteiligten klar ist, welche Aufgaben gerade in Bearbeitung sind uns wie der Gesamtstatus aussieht. Im Fall von Änderungen (z.B. Zeitverzögerungen) werden diese in den Plan eingetragen und dieser abermals an alle kommuniziert.
Diese Strukturen und Vorgehensweisen sind natürlich nicht alternativlos. Idealerweise bietet die vorgestellte Methode jedoch einen guten Startpunkt, von dem aus Unternehmen und Mitarbeitenden Veränderungen so lange vornehmen, bis die Methode ideal zu den eigenen Anforderungen passt. Denn: Projekte werden von Menschen realisiert und nicht von Methoden und Tools. Folglich gibt es keine guten oder schlechten Methoden, sondern nur passende bzw. weniger passende Vorgehensweisen in Bezug auf das jeweilige Unternehmen und die agierenden Personen.
Ausführlichere Informationen und eine praktische Anwendung der hier dargestellten Vorgehensweise erhalten Sie im Rahmen des Webinars der BFS Service GmbH am 22. September 2022. Nach diesem Webinar erhalten alle Teilnehmenden sowohl das Skript als auch die erwähnten Excel-Vorlagen. Hier finden Sie alle Webinare der BFS Service GmbH.